其實收發email,對常用網路的人不是個問題;某天在火鍋店裡聽到鄰桌的四位職業婦女,居然連什麼叫做CC都搞不清楚,還講了一堆似是而非的答案,接著,還互相問了一堆「怎麼cc」,也是沒有人講對,差點我就想回頭告訴他們怎麼做了。

看著她們四個大姊結帳離開,身上穿的都是職業婦女常見的衣服,我推測不是公家單位,就是銀行單位。

什麼?你也不知道啥是cc?cc其實是Carbon Copy的意思,沿用以前寫信時,為了「留底」,會在下面放一張複寫紙,到了電子信件時代,就保留了下來。大家常看到的,還有bcc,Blind Carbon Copy,就是「密件副本」的意思。

不過這篇的重點不是「會不會用電子信箱」,而是更基本的,「寫信」。

小時候沒有電子郵件,那個年代,我們用「寫信」。一直到大學時代,我還經常寫信,甚至在成功嶺受訓時,親友們寄來打氣加油的信件我都還留著。

剛開始寫信,是很「膽顫心驚」的。第一個怕字醜,第二個怕寫錯字,第三個更怕文句寫到後頭不通暢了、寫不下去了,就得重新來過。所以以前有位歌手楊峻榮(後來轉幕後,捧紅了范曉萱等人)寫了首歌叫做「情書團」,其實就是描寫這種「手寫情書」的心情和真實。

有了電子郵件之後,很多人第一封信就是在電腦面前打。現在很多年輕人,連郵筒為什麼分紅、綠色,恐怕都不明白了,更不用說,有人會去留意郵筒上頭,其實也標示著郵差來收件的時間。

這陣子看了不少身邊六、七年級生寫來的email,越看越心驚。有些才小我兩三歲,email的內容卻像個剛脫離注音符號不久的小學生。有幾個問題,不得不說:

一、錯字多。有些人怪罪簡體字的氾濫,但我發現,錯的都不是簡繁體字的問題,而是同音異意,或是字形近似卻搞錯意思;換句話說,前者是因為注音輸入選錯字,後者是用倉頡、嘸蝦米之類的輸入法而弄錯了字。後來,同樣的錯字一再出現,我才發覺,根本就是對方搞錯字了。

二、不分段。五、六個問題全部塞在同一個段落裡,然後就是署名了。我曾經好幾次回信提醒對方,務必將「不同主題、概念、事務」用段落或是條列的方法來分開;更重要的,也要站在對方的角度去看自己的信,是否達到傳遞意旨、溝通的效果。

三、邏輯不清。下面是昨天收到家教學生的信,看了大家應該知道我指的是什麼:

老師,尤於我的電腦有點故障,現在已修好了, 有打電話給您,但您未接聽.現在我要進行口試,本校教授問很多問題,但是他一直問我的論文(研究問題)四個字,到底是做的論文過程中發生哪些瓶頸問題,還是論文裡內容有錯誤,您何時要指導我口試?下個月就要畢業典禮了.

信裡頭,有錯字,標點符號也不對;「電腦故障」跟「打電話」應該是有關聯,卻講的不清楚,他應該想表達「因為電腦故障,無法用email與您聯絡,所以打電話給您」。

最後一句應該也有他想表達,對於「時間緊迫」的感受,卻一樣沒頭沒腦的只丟了一句話。後來我回了他的問題,也順便幫他改寫了,給他參考:

老師:

由於電腦故障,所以改用電話撥打給您,但未能連絡上,現在電腦已經修好了,才又寫這封mail給您。

目前已經進行到口試的階段,本校教授問了很多問題,其中就「研究問題」四個字,我不是很清楚,到底是論文過程中的瓶頸,還是論文內容上有錯誤呢?這點希望能夠跟你討論。

此外,下個月就是畢業典禮了,口試的準備得要加緊進行,你何時要指導我口試呢?

當然坊間有不少雜誌、書籍會提點大家如何寫好email,這邊我只想就這陣子看到的,做一個抒發,也提醒大家,寫信,不只是寫,更要達到溝通的目的;如何避免雜訊、曖昧、隱晦,排除各種不必要的雜訊,有效傳達給對方,都值得下功夫去思考與練習。

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